Assistant-e d’agence

Créée en 1987 et reconnue d’utilité publique en 1992, la Fondation Pour le Logement des Défavorisés lutte sans relâche pour aider, soutenir et accompagner les personnes mal logées, sensibiliser aussi la société et interpeller les pouvoirs publics sur le fléau du mal-logement tout en inventant des solutions pour bâtir une société plus attentive, plus digne et plus respectueuse des personnes en difficulté.
Chaque année, la Fondation finance plus de 800 projets, elle accueille des personnes sans abri dans ses Boutiques Solidarité et Pensions de famille, elle finance des logements très sociaux, réhabilite des habitats précaires, accompagne au quotidien de nombreuses personnes mal logées.Dans le cadre d’un remplacement au sein de l’agence régionale sur la région Auvergne  Rhône-Alpes, la Fondation recherche pour un contrat à durée indéterminée : 

Un ou une Assistant-e d’agence

Rattaché-e à la Directrice d’agence, les principales missions du poste consistent à :

1. Assurer le secrétariat de l’Agence Régionale notamment :

• Accueil des visiteurs, des participants aux réunions ou des interlocuteurs téléphoniques, information/orientation des personnes mal-logées qui s’adressent ponctuellement à l’agence en bénéficiant de l’appui de l’équipe.

• Traitement du courrier, gestion du répertoire de contacts de l’agence et prise de rendez-vous avec les partenaires extérieurs selon les besoins, gestion des temps de réunion internes (invitation, compte-rendu etc.).

• Assurer le lien entre les membres de l’équipe (transmission d'informations) et être en appui dans l’animation des bénévoles.

• Organiser les déplacements, gérer les réservations pour les salariés et bénévoles de l’agence

 

2. Participer à la gestion administrative et financière des aides de détresse et actions soutenues par l’agence sur son territoire notamment :

• Assurer la liaison avec les partenaires pour saisir une demande de soutien financier dans notre logiciel informatique, préparer les éléments pour l’instructeur en s’assurant de la complétude des pièces des dossiers et contacter les partenaires pour compléter les informations manquantes.

• Assurer le Secrétariat du comité régional pré-CHL (planning des réunions, invitation et compte-rendu).

• Rédaction des conventions en collaboration avec l’instructeur, suivi des signatures via Docusign.

• Suivi administratif des conventions en collaboration avec l’instructeur-rice, aux différentes étapes (outil de suivi) dans les échéances prévues : rédaction des conventions (modèle-type) pour validation, suivi des signatures via Docusign, recueil des éléments de bilans et préparation des demandes de paiements pour l’instructeur-ice. 

• Pour les aides de détresse – assister les bénévoles dans le traitement des demandes adressées à l’agence (réunir les éléments de la demande en liaison avec les partenaires, suivi administratif et mise en paiement pour le/la responsable d’agence). Points réguliers avec l’équipe et suivi de l’enveloppe budgétaire.

 

3. Participer à la maintenance et la logistique de l’Agence Régionale, en particulier : 

• Contribuer à la gestion des relations avec les prestataires de service en matière d'entretien des locaux, d'informatique, de téléphonie et photocopieur

• Suivre l’entretien du véhicule de service

• Veiller et suivre l’approvisionnement en fournitures de bureau

• Assurer le suivi des prestations ou des achats lors des réceptions ou rencontres organisées par l’Agence

 

 

 

4. Etre le relai des services RH/bénévole du siège sur place et assumer les tâches extra comptables inhérentes à l'activité de l’Agence Régionale :

• Assurer le relai des services RH/bénévole du siège sur les aspects de gestion administrative    des membres de l’équipe (accueil, congés, absences, visite médicale, remboursements de frais etc.) selon les procédures en place ainsi que l’actualisation de divers documents, outils de suivi et affichages en liaison avec les RH.

• Préparer et présenter les commandes fournisseurs, avec les documents justificatifs.

• Suivi des paiements effectués par l’agence : s’assurer de la réception de factures conformes liées aux dépenses et les enregistrer dans le logiciel dédié avec l’imputation analytique correspondante.

• Préparer et suivre le budget de l’agence pour validation du/de la responsable d’agence.

 

5. Contribuer aux actions de communication de la Délégation Régionale : 

En étroite relation avec la Directrice de l’Agence Régionale, l’assistant-e veillera 

notamment à : 

• Anticiper la préparation matérielle des actions de communication (réservation de salle, commandes de collations ou matériel, relations avec les prestataires tels qu'imprimeries ou autres).

• Rédiger et mettre en forme tout document de communication lié aux actions de l’agence régionale de sensibilisation contre le mal-logement tels que la newsletter, le rapport d’activité et divers bilans d’actions de l’agence (aides de détresse, listing des actions soutenues au niveau régional), pouvant alimenter l’éclairage régional selon la charte graphique de la Fondation en lien avec la communication.

 

Profil :

De formation type BTS Assistant-e de direction/Support à l’activité Managériale (BTS SAM)ou de gestion, vous disposez d’une expérience de 3/5 ans minimum sur un poste similaire aux tâches multiples et diversifiées de gestion administrative et comptable en importante autonomie, acquise au sein d’une PME ou structure associative.

 

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, savez rédigez courriers et compte rendus et avez une bonne maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel/Powerpoint..) et des nouvelles techniques d’information et de de communication (Internet, Outlook 365, Teams, etc..).

Vous avez des notions budgétaires et comptables vous permettant collecter les informations nécessaires et de suivre les dossiers de financement et de mettre à jour les données budgétaires.

Vous êtes reconnu-e pour vos qualités rédactionnelles, votre rigueur et votre fiabilité, et êtes apprécié-e pour votre sens de l’initiative, votre sens des priorités et votre diplomatie et discrétion.

Des qualités relationnelles sont requises (accueil des partenaires, du public, relation avec les bénévoles…) et une appétence pour le travail en équipe (avec salariés et bénévoles).

Une expérience dans une structure associative serait un plus.

Réactivité, souplesse et adaptabilité seront des qualités essentielles pour mener à bien vos missions.

Vous souhaitez exercer une activité au sein d’une structure embrassant la cause des plus démunis pour accéder à un logement et une vie digne, dans une ambiance de travail collaborative et stimulante, alors rejoignez-nous !

Poste à temps complet au sein de l’agence régionale basée à Lyon (7ème arrondissement), de statut Technicien/agent de maîtrise, avec quelques déplacements occasionnels sur Paris, et exceptionnellement sur la région voire le territoire.

Rémunération selon profil et avantages divers : différentes modalités RTT/ Compte épargne temps, Télétravail possible sur 2 jours, tickets restaurant, forfait mobilité durable, mutuelle offrant un bon niveau de garanties (75% à la charge de l’employeur).

Merci d’adresser rapidement votre candidature (CV+lettre de motivation), d’ici le 26 juin 2025 en cliquant sur le lien ci-après Assistant.e d'agence - FONDATION POUR LE LOGEMENT DES DEFAVORISES